Como fazer a DRE da sua empresa: modelo pronto e exemplo com números

Faturou R$ 80 mil no mês, pagou todo mundo, e no dia 30 a conta tem menos dinheiro do que no dia 1. Deu lucro ou prejuízo? Sem uma DRE, a resposta é palpite.

A DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) é a conta que responde uma pergunta só: a operação da empresa ganhou ou perdeu dinheiro neste período? Ela pega tudo o que você vendeu, tira o que custou para vender e para manter a empresa de pé, e mostra o que sobra. Não é a mesma coisa que o saldo do banco, e é justamente por isso que ela serve.

O contador já faz uma DRE, mas ela é feita para o fisco, costuma chegar meses depois e agrupa as contas do jeito que a lei pede. O que você precisa para decidir é a DRE gerencial: mensal, fechada até o dia 10 do mês seguinte, com as linhas organizadas para mostrar onde o dinheiro vai. É essa que este guia ensina a montar.

A estrutura da DRE, linha a linha

A Lei das S.A. (Lei 6.404/1976, art. 187) define a ordem da DRE: receita bruta, deduções e impostos sobre vendas, receita líquida, custo do que foi vendido, lucro bruto, despesas operacionais, resultado antes do imposto de renda e lucro líquido. Ela vale para as sociedades anônimas, mas a lógica é a mesma para qualquer empresa. Na versão gerencial, a mudança mais útil é separar os custos em variáveis (sobem e descem com a venda) e fixos (existem mesmo que você não venda nada). Essa separação é o que permite calcular margem de contribuição e ponto de equilíbrio.

O modelo:

(+) RECEITA BRUTA
    Vendas de produtos
    Prestação de serviços
(-) DEDUÇÕES
    Impostos sobre a venda (DAS no Simples; PIS, Cofins, ISS, ICMS nos outros regimes)
    Devoluções, cancelamentos e descontos concedidos
(=) RECEITA LÍQUIDA
(-) CUSTOS VARIÁVEIS
    Custo da mercadoria ou do material usado
    Serviços de terceiros ligados à venda
    Comissões
    Taxas de cartão e de meios de pagamento
    Frete de entrega
(=) MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO
(-) DESPESAS FIXAS
    Folha: salários, encargos, benefícios, provisão de 13º e férias
    Pró-labore dos sócios
    Aluguel, condomínio, energia, água
    Sistemas, internet, telefone
    Contabilidade e serviços administrativos
    Marketing fixo
    Outras despesas administrativas
(=) RESULTADO OPERACIONAL
(+/-) RESULTADO FINANCEIRO
    (+) Rendimentos de aplicações
    (-) Juros de empréstimos, tarifas bancárias, multas por atraso
(=) RESULTADO ANTES DO IR E CSLL
(-) IR e CSLL (só no Lucro Presumido ou Real; no Simples já estão dentro do DAS)
(=) LUCRO LÍQUIDO

Três observações que evitam metade dos erros:

1. Pró-labore é despesa fixa. Se o sócio trabalha na empresa, o trabalho dele tem custo. Uma DRE sem pró-labore mostra um lucro que a empresa não tem. Distribuição de lucro, por outro lado, não entra na DRE: ela é o destino do lucro, não um custo.
2. Parcela de empréstimo não entra inteira. Só os juros são despesa (resultado financeiro). O principal que você devolve é movimento de caixa, não custo, e aparece no fluxo de caixa.
3. Compra de equipamento não é despesa do mês. Um computador de R$ 6 mil é investimento. Na DRE gerencial, entra aos poucos como depreciação (por exemplo, R$ 6.000 em 36 meses = R$ 167 por mês), ou fica de fora se o valor for pequeno para o seu porte. O dinheiro que saiu aparece no fluxo de caixa.

Competência, não caixa

A DRE é montada pelo regime de competência: a receita entra no mês em que o serviço foi prestado ou a mercadoria entregue, e a despesa entra no mês a que se refere, não importa quando o dinheiro se moveu.

Exemplo: você prestou um serviço de R$ 10 mil em setembro e o cliente pagou em outubro. Na DRE, a receita é de setembro. No fluxo de caixa, a entrada é de outubro. O aluguel de setembro, pago no dia 5 de outubro, é despesa de setembro.

Por que isso importa: se você monta a DRE pelo extrato, um mês em que um cliente grande atrasou parece prejuízo, e o mês seguinte, em que ele pagou dois meses juntos, parece um mês excelente. Nenhum dos dois é verdade, e você toma decisão em cima de ruído.

Na prática, para uma PME, o atalho aceitável é: comece pelo extrato do mês, e depois ajuste três coisas: receitas faturadas e não recebidas (entram), recebimentos de meses anteriores (saem), e despesas do mês pagas no mês seguinte (entram).

Exemplo completo: empresa de serviços com R$ 80 mil de faturamento

Uma empresa de serviços com 9 funcionários, no Simples Nacional. Mês de setembro. Os números são ilustrativos, mas as proporções são as de uma operação comum de serviços.

A alíquota do DAS no exemplo é ilustrativa: use a alíquota efetiva que aparece na guia do seu mês ou que o contador informa. Ela muda com o faturamento acumulado dos últimos 12 meses e com o anexo da sua atividade.

O que essa DRE diz

A empresa deu lucro de R$ 4 mil, 5% do faturamento. Agora suponha que, no mesmo mês, ela pagou R$ 3 mil de principal de um empréstimo e comprou um equipamento de R$ 6 mil à vista. O caixa caiu R$ 5 mil (4.000 − 3.000 − 6.000), mesmo com lucro. Isso não é contradição: é a diferença entre resultado e caixa, e é o motivo de você precisar das duas ferramentas. O caixa tem guia próprio: fluxo de caixa e capital de giro.

A margem de contribuição é de 66%. De cada R$ 100 vendidos, R$ 66 sobram para pagar a estrutura fixa e gerar lucro. É o número mais útil da DRE para decisão comercial: um desconto de 10% num serviço com margem de 66% não come 10% do lucro, come uma fatia muito maior, porque a estrutura fixa não diminui.

O lucro é sensível. A estrutura fixa (R$ 48 mil) consome quase toda a margem. Um mês com 10% a menos de venda vira prejuízo. A próxima seção mostra como calcular isso.

Margem de contribuição e ponto de equilíbrio

Com a DRE separada em variáveis e fixos, duas contas saem de graça.

Índice de margem de contribuição (IMC) = margem de contribuição ÷ receita bruta. No exemplo: 52.800 ÷ 80.000 = 0,66.

Ponto de equilíbrio (em faturamento) = (despesas fixas + resultado financeiro negativo) ÷ IMC. No exemplo: (48.000 + 800) ÷ 0,66 = R$ 73.940.

Abaixo de R$ 73.940 por mês, a empresa perde dinheiro. Acima, cada R$ 1.000 a mais de venda gera R$ 660 de lucro.

Margem de segurança = (faturamento − ponto de equilíbrio) ÷ faturamento. No exemplo: (80.000 − 73.940) ÷ 80.000 = 7,6%.

Uma margem de segurança de 7,6% quer dizer que a empresa está a uma queda de 8% na venda do prejuízo. Com esse número em mãos, três decisões ficam objetivas:

• Contratar mais uma pessoa por R$ 4 mil por mês com encargos sobe o ponto de equilíbrio em 4.000 ÷ 0,66 = R$ 6.060. A contratação só se paga se trouxer pelo menos isso de venda nova, ou se liberar o dono para vender.
• Dar 10% de desconto derruba o IMC. Com o mesmo volume, a receita cai R$ 8 mil; DAS, cancelamentos, comissões e taxa de cartão caem R$ 1.320 junto, e o lucro de R$ 4 mil vira prejuízo de R$ 2.680. Para voltar à mesma margem de contribuição em reais, o volume precisaria subir cerca de 15%, não 10%.
• Trocar um custo fixo por variável (por exemplo, um vendedor com salário fixo por um com comissão) reduz o ponto de equilíbrio e protege a empresa em mês fraco, ao custo de pagar mais em mês forte.

Passo a passo para fechar a DRE do mês

Faça sempre na mesma ordem, até o dia 10 do mês seguinte. Depois do terceiro mês, leva menos de duas horas.

1. Baixe os extratos de todas as contas da empresa (incluindo a conta da maquininha e da conta digital) e a fatura do cartão de crédito da empresa.
2. Concilie antes de classificar. O saldo final do seu controle tem que bater com o saldo do banco. Se não bate, a DRE vai sair errada. O processo está em conciliação bancária.
3. Classifique cada lançamento numa linha da DRE. Use sempre o mesmo plano de contas (o modelo acima serve). Lançamento sem categoria clara vai para "a classificar" e é resolvido antes de fechar, nunca empurrado para "outras".
4. Ajuste para competência. Some o que foi faturado e não recebido, tire o que foi recebido de meses anteriores, inclua despesas do mês que vencem no mês seguinte.
5. Lance as provisões. 13º e férias são despesas de todos os meses, mesmo que o dinheiro saia só no fim do ano. Para uma folha de R$ 20 mil em salários: 13º = 20.000 ÷ 12 = R$ 1.667 por mês; férias com o terço constitucional = 20.000 ÷ 12 × 4/3 = R$ 2.222 por mês, mais o FGTS de 8% sobre esses valores. São cerca de R$ 3.900 por mês, ou R$ 4.200 com o FGTS, que, se ficarem fora, fazem os meses de janeiro a outubro parecerem melhores do que são e dezembro parecer uma catástrofe.
6. Separe o que não é resultado. Principal de empréstimo, compra de equipamento, aporte de sócio e distribuição de lucro saem da DRE.
7. Compare com o mês anterior e com o mesmo mês do ano passado. Qualquer linha que variou mais de 10% merece uma frase de explicação.
8. Escreva três frases. O que melhorou, o que piorou e o que você vai fazer. Uma DRE que ninguém lê não muda nada.

Os 5 números para olhar todo mês

Acompanhe os cinco numa linha por mês, numa planilha simples. Doze linhas contam a história do ano melhor do que qualquer relatório.

Erros comuns que mentem o lucro

• Usar o saldo do banco como lucro. Saldo subiu porque um cliente antecipou pagamento, porque você pegou um empréstimo ou porque atrasou um fornecedor. Nada disso é lucro.
• Deixar o pró-labore fora. A DRE fica bonita e a empresa só fecha a conta porque o dono trabalha de graça.
• Misturar gasto pessoal. Supermercado da casa pago com o cartão da empresa vira "despesa administrativa" e esconde quanto a empresa realmente custa. Veja como separar em finanças pessoais e da empresa.
• Não provisionar 13º e férias. Já explicado acima: os meses parecem bons até novembro.
• Lançar a parcela inteira do empréstimo como despesa. Infla o custo e esconde o lucro real (e o problema de caixa real).
• Mudar o plano de contas todo mês. Se "frete" estava em custos variáveis em agosto e em despesas em setembro, a comparação entre os meses perde o sentido.
• Fechar só no fim do ano. Uma DRE anual mostra o problema quando já não dá para corrigir. Mensal é o mínimo.
• Uma DRE só para a empresa inteira quando há mais de uma linha de negócio. Se você vende produto e serviço, ou tem duas unidades, separe a receita e os custos variáveis de cada uma. É comum descobrir que uma das linhas paga a outra.

Checklist para copiar

FECHAMENTO DA DRE — MÊS: ____/____

[ ] Extratos de todas as contas baixados (banco, conta digital, maquininha)
[ ] Fatura do cartão da empresa baixada
[ ] Saldo do controle = saldo do banco em todas as contas
[ ] Todos os lançamentos classificados (zero em "a classificar")
[ ] Receitas ajustadas para competência
[ ] Despesas do mês pagas no mês seguinte incluídas
[ ] Provisão de 13º e férias lançada
[ ] Principal de empréstimo, investimentos, aportes e distribuição de lucro fora da DRE
[ ] Pró-labore lançado
[ ] Comparação com mês anterior e mesmo mês do ano passado
[ ] Linhas com variação acima de 10% explicadas
[ ] Indicadores atualizados: faturamento, MC %, fixos %, lucro %, margem de segurança
[ ] Três frases escritas: melhorou / piorou / o que fazer

Se fechar a DRE todo mês é o que nunca sobra tempo para fazer, é exatamente essa parte (classificar o extrato, ajustar, montar e explicar) que o Ubiquo Financeiro está sendo construído para fazer. Com ou sem ferramenta, o método é o deste guia.

Fontes

• Lei 6.404/1976 (Lei das S.A.), art. 187: estrutura da demonstração do resultado
• Constituição Federal, art. 7º, VIII e XVII: 13º salário e férias com um terço a mais
• Lei 8.036/1990, art. 15: depósito de FGTS de 8% da remuneração